Il 5 agosto 2011 è stata pubblicata sul sito di DigitPA la bozza delle regole tecniche in materia di documento informatico, gestione documentale e sistema di conservazione dei documenti informatici.

La documentazione pubblicata comprende:
–  la Bozza dello schema di regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni e di gestione del fascicolo informatico;
–  la Bozza dello schema di regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 44 e 44 bis del CAD;
–  la Bozza dello schema di regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 e del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82;
–  la Bozza dell’Allegato 1 – Glossario/definizioni;
–  la Bozza dell’Allegato 4 – Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione;
–  la Bozza dell’Allegato 5 – Metadati;

In sintesi, le regole in fase di emanazione prevedono che il documento informatico debba assumere la caratteristica di immodificabilità in modo che il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di tenuta, di accesso e di conservazione nel tempo. A questo scopo è necessario eliminare o rendere statiche, anche attraverso procedure automatiche, tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, che possano modificare gli atti.
A quel punto, al documento informatico immodificabile devono essere associati una o più firme digitali, un riferimento temporale e i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L’insieme minimo dei metadati da associare allo stesso è composto da: l’identificativo univoco e persistente, la data, l’oggetto, il soggetto che ha formato il documento e l’eventuale destinatario.
Le regole tecniche chiariscono anche che la copia per immagine di uno o più documenti analogici, se fornita a terzi, deve essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.

La conservazione di questi documenti informatici potrà essere svolta internamente al soggetto produttore dei documenti oppure affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso DigitPA.
In ogni caso, il sistema di conservazione dovrà prevedere almeno i seguenti ruoli:
a. il produttore identificato, nel caso di pubblica amministrazione, nella figura del responsabile
della gestione documentale;
b. l’utente;
c. il Responsabile della conservazione.
Il produttore, responsabile dei dati destinati ad essere conservati, trasmette i documenti al sistema di conservazione secondo le modalità operative di versamento definite dal Responsabile della conservazione e, in caso di affidamento ad altro soggetto esterno, indicate specificatamente anche nell’ambito di un accordo formale.
L’utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse.
Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di
conservazione e ne governa la gestione e, come abbiamo detto, può delegare lo svolgimento di proprie attività ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza attraverso un contratto/convenzione di servizio. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione dovrà essere svolto da un dirigente o da un funzionario delegato formalmente designato.
I soggetti che affidano il processo di conservazione a soggetti esterni provvederanno a delegare ad essi il ruolo del responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali, mantenendo comunque la titolarità degli stessi.

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