Contratti pubblici, importante firmare documenti in PDF/A

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Al fine di gestire la futura conservazione dei contratti elettronici, è importante firmare digitalmente i documenti in un formato appositamente predisposto: il PDF/A. Questa indicazione, tra l’altro, risolve a monte un problema che ancora pochi conoscono, inerente all’invio telematico del contratto tramite Modello Unico Informatico (MUI).

Il PDF/A è un particolare formato sviluppato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici: si tratta di un sottoinsieme del PDF che assicura la riproducibilità dei documenti nel futuro esattamente come nel momento della loro creazione. Caratteristica principale del PDF/A è che i documenti incorporano al loro interno tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione, il che li rende autoreferenziali.

Si tratta quindi del formato adatto per la futura conservazione dei documenti informatici, per cui è importante procedere correttamente in questa direzione durante le fasi di creazione degli stessi.

Il PDF/A, inoltre, risolve a monte un problema riscontrato durante l’invio telematico dei contratti con il formato PDF “ordinario”. In pratica, nelle ultime fasi di creazione dell’adempimento Modello Unico Informatico (MUI), l’applicativo Unimod richiede di inserire l’atto nell’adempimento. Tale operazione si può svolgere in 2 modi: caricando il titolo digitale oppure inserendo il contenuto testuale dell’atto, come indicato nell’immagine seguente:

Da prove empiriche, è emerso che il caricamento sul portale SISTER del plico realizzato con Unimod non va a buon fine se viene utilizzato il titolo firmato digitalmente realizzato in un formato diverso dal PDF/A.

Il motivo è presto detto: il software Unimod è nato qualche anno fa per la trasmissione telematica degli atti notarili di compravendite immobiliari, per cui i documenti inoltrati non erano finalizzati al semplice pagamento delle imposte, ma anche alla registrazione degli stessi presso la conservatoria. Questa seconda funzione ha reso molto più rigorosa la procedura, spingendo ad accettare solo documenti già adeguatamente predisposti per la conservazione.

In realtà, per la trasmissione telematica dei contratti è in genere sufficiente la copia del testo del documento (“Testo Atto”), ad esclusione dei contratti di compravendite immobiliari per cui l’invio del documento firmato digitalmente è requisito indispensabile. Tuttavia, è meglio predisporre tutti i contratti nel formato PDF/A per abituarsi ad un modo corretto di lavorare, che non ci darà alcum problema in futuro.

Come creare un documento in formato PDF/A?
Molti software open source offrono questa funzionalità, tra cui PDF Creator, che consente la creazione di un file PDF/A tramite un’apposita opzione al momento della stampa virtuale, come mostrato nell’immagine seguente:

6 GIUGNO 2013: AGGIORNAMENTO ALL’ARTICOLO.

Da ulteriori informazioni raccolte, la conservatoria ammette l’invio telematico dei titoli digitali solo da parte dei notai, come riportato in questo articolo.

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