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Oltre all’obbligo ormai passato di comunicazione delle banche dati all’AgID, il DL 90/2014 convertito in Legge 114/2014 ha sancito altri obblighi per le PA locali, in tema di piani di informatizzazione e di catalogo dei dati in loro possesso. La scadenza è fissata per il prossimo 16 febbraio.
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L’art. 24 c. 3bis recita:
“Entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, le amministrazioni di cui ai commi 2 e 3 approvano un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese. Le procedure devono permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell’istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l’indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Il piano deve prevedere una completa informatizzazione”.
Ci sono alcune considerazioni da fare in tema:
1) Non ci sono ad oggi modelli predefiniti per la redazione del piano di informatizzazione. L’elemento che deve sicuramente contenere è la roadmap con cui si implementeranno i procedimenti informatizzati. Il punto di partenza per individuare i procedimenti da informatizzare potrebbe essere l’elenco dei procedimenti che gli enti locali hanno dovuto redigere e pubblicare nella sotto-sezione “Attività e procedimenti” della sezione Amministrazione Trasparente ai sensi dell’art. 35 c. 1) d.Lgs. 33/2013, che è stato oggetto di valutazione e conseguente degli OIV (o strutture analoghe) dello scorso anno. Tale elenco potrebbe essere utile per individuare il perimetro di applicazione.
2) La roadmap dovrebbe indicare le scadenze di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni on line utilizzando il Sistema pubblico per la gestione dell’indentità digitale, altrimenti denominato SPID. Tale precisazione è importante, perché si lega all’art 14 del Decreto attuativo dello SPID, che specifica che “le pubbliche amministrazioni… aderiscono allo SPID… entro i ventiquattro mesi successivi all’accreditamento del primo gestore dell’identità digitale“. Poiché i tempi di accreditamento previsti per il primo identity provider si stimano entro aprile-maggio 2015, l’orizzonte temporale che le PA locali devono prevedere per l’informatizzazione dei procedimenti non può andare oltre aprile-maggio 2017.
3) Al di là della mera redazione del piano, l’attuazione dello stesso prevede una grande attività di progettazione che le PA dovranno svolgere per l’informatizzazione dei procedimenti. Si deve infatti agire su diversi livelli: 1) organizzativo – l’informatizzazione dei procedimenti comporta inevitabilmente la loro rianalisi, occorre considerare che i futuri procedimenti saranno monitorabili dai soggetti che li avviano, per cui l’ente deve innanzitutto fare chiarezza sui propri processi di gestione per rispondere adeguatamente a tale innovazione; 2) documentale – l’informatizzazione comporta che l’amministrazione sappia gestire adeguatamente il processo telematico di presentazione e gestione delle istanze, per cui dovrà intervenire sui manuali di conservazione e di gestione per tenere conto delle regole tecniche sul protocollo informatico, la conservazione dei documenti e la formazione dei documenti informatici che sono state approvate nell’ultimo anno e mezzo; 3) tecnologico – l’informatizzazione dei procedimenti comporta necessariamente confrontarsi con le software house che forniscono i gestionali in uso presso l’ente, aspetto non sempre facile da trattare, come sta emergendo in questo periodo in cui si sta introducendo nell’ente la fatturazione elettronica; 4) umano – gli operatori, i funzionari e i dirigenti dovranno affrontare un cambiamento epocale nel loro modo di gestire i procedimenti amministrativi. Occorrerà un cambiamento importante, che andrà accompagnato attraverso un affiancamento formativo sensibile.
La redazione del piano di informatizzazione è solamente in primo passo di un lungo cammino.
Un’altra scadenza, sfuggita ai più, è riportata all’art. 24-quater del DL 90/2014, che recita:
“A decorrere dal centottantesimo giorno successivo alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, le pubbliche amministrazioni che non rispettano quanto prescritto dall’articolo 63 e dall’articolo 52, comma 1, del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, sono soggette alla sanzione prevista dall’articolo 19, comma 5, lettera b), del presente decreto”.
L’art. 52 c.1 del CAD a sua volta specifica che “Le pubbliche amministrazioni pubblicano nel proprio sito web, all’interno della sezione “Trasparenza, valutazione e merito”, il catalogo dei dati, dei metadati e delle relative banche dati in loro possesso ed i regolamenti che ne disciplinano l’esercizio della facoltà di accesso telematico e il riutilizzo, fatti salvi i dati presenti in Anagrafe tributaria”.
La mancata pubblicazione di tale catalogo è soggetta a sanzione amministrativa il cui importo è previsto tra i 1.000 e i 10.000 euro. In questo caso il punto di partenza per l’individuazione delle banche dati può essere l’elenco inviato ad AgID lo scorso trimestre (l’AgID previde ai tempi una prima scadenza e una seconda finestra tempora ledi presentazione per gli enti inadempienti). Successivamente si devono individuare le banche dati soggette ad accesso telematico e le relative modalità.
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