Lo scorso 4 novembre AgID ha pubblicato un nuovo vademecum a supporto dell’implementazione delle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate lo scorso anno (nella loro ultima formulazione).
Le Linee Guida AgID sul documento informatico hanno avuto un ruolo determinante nello snellimento della normativa di riferimento ed al contempo hanno consentito di fare chiarezza su aspetti specifici relativi alla produzione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
La loro completa applicazione tuttavia richiede un forte impegno da parte delle PA e, con la pubblicazione del nuovo vademecum, l’obiettivo di AgID è stato proprio quello di fornire un approfondimento contenente suggerimenti e indicazioni a supporto delle Amministrazioni pubbliche per l’applicazione della normativa di contesto in vigore dal 1° gennaio 2022.
Il ruolo di fonte e stimolo al confronto sulle diverse esperienze dei vari Enti si è poi reso necessario a fronte del diverso grado di uniformità con cui sono state applicate le regole tecniche.
AgiD ha dunque inteso fornire elementi tecnici di dettaglio operativo su aspetti specifici quali il ruolo dei metadati nella gestione dei documenti informatici e alle aggregazioni documentali informatiche, e i sistemi di interoperabilità tra AOO, con particolare riferimento, in questo caso, alle regole di processamento, al sigillo elettronico e alla segnatura 2.0.
Un elemento determinante a livello di metadato, al fine di una corretta gestione dei documenti, riguarda proprio la fascicolazione (o aggregazione documentale). Nel vademecum si specificano alcuni obblighi posti in essere dalle linee guida. In particolare si specifica la cogenza di:
- Predisporre il piano di organizzazione delle aggregazioni documentali (o piano di fascicolazione)
- Indicare la categoria del fascicolo (affare – attività – persona fisica – persona giuridica)
In quest’ottica il vademecum sottolinea come le linee guida richiedano una progressiva riorganizzazione dei processi archivistici dell’ente, anche puntando ad una maggiore centralizzazione presso i servizi di gestione documentale (quantomeno per i ruoli di colui che fornisce le regole della gestione di colui che ne controlla la corretta applicazione).
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