L’organizzazione di un evento pubblico porta con sé il desiderio, spesso anche la necessità, di documentare momenti, atmosfere e partecipazione. Tuttavia, in un’era sempre più attenta alla protezione dei dati personali e al diritto all’immagine, approcciarsi all’acquisizione di fotografie e video richiede una sensibilità e una metodologia ben precisa. Non si tratta solo di immortalare un istante, ma di farlo nel pieno rispetto della privacy di ogni individuo presente.
- Informativa di primo livello
- Informativa di secondo livello
- Riprese in primo piano
- Immagini di minori
- Immagini di relatori, atleti o performer
Informativa di primo livello
Un primo passo fondamentale è rappresentato dalla predisposizione di un’informativa generale di primo livello, chiaramente visibile ai partecipanti fin dal loro ingresso nell’area dell’evento. Questa comunicazione iniziale deve avere lo scopo di avvisare in modo conciso, ma efficace che saranno effettuate riprese fotografiche e/o video. È cruciale indicare il titolare del trattamento, chi effettuerà queste riprese (l’organizzazione stessa o eventuali media partner che in tal caso agirebbero come responsabili del trattamento), le finalità generali (documentazione, promozione futura dell’evento) e fornire un riferimento (un link a un sito web, un QR code) dove sia possibile consultare un’informativa più dettagliata di secondo livello. Parallelamente, una misura di grande rispetto per la volontà individuale è la previsione di aree “no photo” o “no video”, spazi chiaramente segnalati dove chi non desidera essere ripreso può sostare liberamente (ad esempio un’area delle sedute riservate ai partecipanti). Questa opzione garantisce un equilibrio tra la necessità di documentare e il diritto di non apparire.
Informativa di secondo livello
Un’informativa di secondo livello, più completa e dettagliata (che includa le informazioni previste dall’art. 13 GDPR), rappresenta il cuore della trasparenza. Questa, consultabile tramite i riferimenti forniti nell’informativa di primo livello, deve esplicitare in modo inequivocabile che la finalità principale della documentazione è legata all’obiettivo di testimoniare lo svolgimento dell’evento, la sua portata e il suo successo. È importante sottolineare come queste immagini e video potranno essere utilizzati (es. pubblicazione su siti web istituzionali, social media dell’ente organizzatore, materiale promozionale futuro). Questa chiarezza aiuta i partecipanti a comprendere il contesto generale delle riprese.
Riprese in primo piano
La gestione delle riprese in primo piano dei partecipanti richiede un’attenzione ancora maggiore. In questi casi, dove l’obiettivo non è più la documentazione generale, ma la focalizzazione su singoli individui, è imprescindibile acquisire un consenso esplicito. Prima di effettuare uno scatto ravvicinato o una ripresa prolungata di una persona, è necessario avvicinarsi, spiegare chiaramente la finalità della ripresa specifica e ottenere il consenso al trattamento dei dati libero e informato. Questo può avvenire tramite una semplice liberatoria verbale registrata o, per maggiore sicurezza, tramite un breve modulo scritto (consigliato).
Immagini di minori
Un capitolo delicato è rappresentato dal consenso per i minori. La normativa è particolarmente stringente in questo ambito, richiedendo, in linea generale, il consenso di entrambi i genitori o di chi esercita la responsabilità genitoriale. Acquisire un singolo consenso genitoriale potrebbe non essere sufficiente. È quindi fondamentale predisporre procedure chiare per ottenere entrambi i consensi, ad esempio tramite moduli specifici da compilare all’atto dell’iscrizione all’evento o, in caso di partecipazione spontanea, prima di effettuare riprese mirate.
Immagini di relatori, atleti o performer
Infine, un’attenzione particolare va rivolta alla gestione delle immagini di relatori, atleti o performer che partecipano a eventi e competizioni. In questi contesti, è prassi comune includere nel bando di partecipazione un’informativa generale che contempli l’acquisizione di foto e video di tipo “generale”, strettamente connesso alla natura pubblica dell’evento sportivo o della manifestazione. Questo avviso dovrebbe specificare che le riprese potranno documentare le fasi salienti della competizione o dell’esibizione e che la partecipazione stessa implica la consapevolezza di poter essere ripresi in questo contesto.
Tuttavia, per primi piani e interviste mirate a singoli atleti o performer, è essenziale acquisire una prestazione di consenso scritto personale ed inequivocabile. Questo documento dovrebbe specificare chiaramente l’utilizzo previsto per queste riprese più specifiche e garantire che l’interessato abbia compreso e accettato le condizioni.
Adottando queste strategie, basate sulla trasparenza, sull’informazione chiara e sull’acquisizione di un consenso appropriato al livello di dettaglio della ripresa, è possibile documentare efficacemente gli eventi pubblici nel pieno rispetto della dignità e della privacy di tutti i partecipanti. Un approccio consapevole e responsabile non solo tutela l’organizzazione da possibili contestazioni legali, ma contribuisce a creare un clima di fiducia e rispetto tra organizzatori e pubblico.
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