Nell’avvicendamento del ruolo di Sindaco a seguito delle elezioni amministrative, si rende necessario il passaggio di consegne di alcune risorse in dotazione al primo cittadino. Fra queste, la casella di posta deve essere gestita con molta attenzione.

La casella di email sindaco@comune… ha un valore simbolico molto importante: rappresenta il punto di contatto diretto tra il primo cittadino e i suoi concittadini, la modalità con cui questi possono rappresentare le proprie doglianze, segnalare situazioni particolari, chiedere informazioni su specifiche istanze.

E’ evidente che quello non sia il canale ufficiale per comunicare con le istituzioni – per questo c’è la casella di PEC ufficiale collegata al protocollo o in seconda battuta l’email semplice gestita dall’Ufficio Relazioni con il Pubblico – tuttavia spesso accade che alcune questioni siano gestite per le vie brevi tramite la casella del Sindaco. Una casella che ha una funzione istituzionale direttamente correlata al ruolo del suo assegnatario: è quindi legittimo pensare che, al fine di garantire la continuità delle funzioni istituzionali, questa debba essere trasferita in dotazione dal sindaco uscente al nuovo sindaco.

D’altra parte, è plausibile che la casella sia stata utilizzata in maniera un po’ promiscua dal suo utilizzatore, inviando messaggi di tipo personale o riconducibili alla parte politica rappresentata (ad esempio comunicazioni con altri membri della Giunta o del gruppo consigliare): questo genere di comunicazioni non devono essere oggetto di trasferimento, anzi, si può decisamente dire che rientrino in una sfera estranea dalle attività istituzionali.

Come gestire questa circostanza?

E’ doveroso dire che non esistono norme esplicite che regolamentino tale situazione e specifichino cosa fare.

Al fine di garantire la continuità della funzione istituzionale svolta dal Sindaco e al contempo la riservatezza delle comunicazioni al di fuori di questo contesto, potrebbe essere opportuno che il sindaco uscente provvedesse a rimuovere le comunicazioni non riconducibili alla mera funzione istituzionale prima del passaggio di consegne. Si tratta di un’incombenza che non può essere svolta da un dipendente comunale afferente all’ufficio affari generali o all’ufficio informatica, sia per la potenziale privatezza di alcuni dei messaggi contenuti che per la necessità di discernere cosa è opportuno trasferire e cosa no.

Al fine di supportare il sindaco uscente spiegando cosa occorre fare, può risultare utile comunicargli la azioni da svolgere prima del rilascio della casella, invitandolo a cancellare i messaggi di posta elettronica non afferenti alle attività istituzionali. Inoltre, sarebbe opportuno comunicare al nuovo primo cittadino le cautele da tenere quando si utilizza la casella di posta ufficiale, spiegando al momento della consegna della risorsa i vantaggi di un utilizzo esclusivamente riconducibile alle sue funzioni, riducendo al minimo le comunicazioni ultronee.

Per gli enti che hanno designato SI.net come Responsabile Protezione Dati, nella sezione “Speciale Elezioni” è disponibile una bozza delle comunicazioni sopra menzionate. La password di accesso a tale sezione è riportata nel bollettino privacy.

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