Facendo seguito alle precedenti circolari n. 23 del 27/10/2009, n. 13 del 27/4/2010, n. 7 del 10/3/2011, relative alla trasmissione per via informatica dei documenti di stato civile tra Consolati Italiani all’estero e Comuni italiani, il Ministero degli Interni, in data 18 maggio 2011, ha diffuso la circolare n. 14 contenente le Linee guida sulla dematerializzazione nella trasmissione degli atti di stato civile tra comuni tramite PEC.

La circolare, prendendo atto del parere espresso da Digit PA, precisa che – ai fini della trasmissione informatica degli atti da trascrivere – l’ufficiale dello stato civile potrà utilizzare la copia per immagine su supporto informatico dell’atto cartaceo originale già prodotto e firmato dalle parti (ex art. 22, comma 1 CAD) sul quale dovrà poi essere apposta la firma digitale del funzionario responsabile. L’apposizione della firma digitale è l’unico strumento che consenta di attestare la conformità del documento informatico prodotto all’atto cartaceo originale. Infatti, ai sensi dell’art. 21 del CAD, i documenti informatici sottoscritti con firma elettronica qualificata o con firma digitale, hanno l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile. Invece, il documento informatico, privo di  firma digitale, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio in quanto assimilabile ad una riproduzione meccanica ai sensi dell’art. 2712 del Codice Civile.

La trasmissione degli atti firmati digitalmente, ai sensi della normativa in vigore, dovrà quindi avvenire attraverso la casella di posta elettronica certificata in modo da consentire di identificare con certezza sia la provenienza della trasmissione sia l’effettiva ricezione della medesima da parte del corretto destinatario. A tale riguardo, è importante sottolineare che – come evidenziato dalla circolare n. 14 – la facoltà di  istituire una separata e distinta casella PEC per i Servizi Demografici ovvero per l’Ufficio di Stato Civile rientra nella specifica autonomia organizzativa dell’ente locale, non vigendo in tal senso nessun obbligo normativo.
La normativa, infatti, obbliga le Pubblica Amministrazioni a dotarsi di almeno un indirizzo di PEC per ogni registro di protocollo (art.. 16, comma 8, L. 2/2009) e a renderlo noto sul proprio sito web istituzionale (ex art 54 comma 1 lettera d CAD) nonché registrarlo ed aggiornarlo, nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (ex art 57 bis CAD), http://www.indicepa.gov.it.

Sempre secondo la Circolare n. 14, l’ufficio che riceve il documento firmato digitalmente provvederà a stampare il documento trasmesso tramite PEC, previa verifica della apposizione e della validità della firma digitale, apponendo sulla copia cartacea, al fine di procedere alla trascrizione, una propria dichiarazione che certifichi la conformità del documento stampato rispetto a quello ricevuto per via telematica.
Nel caso in cui l’ufficio ricevente verifichi l’incompletezza della documentazione ricevuta, ovvero la mancanza o la non validità della firma digitale, dovrà informare prontamente l’ufficio mittente, il quale dovrà provvedere a rinviare nuovamente tutta la documentazione secondo quanto detto sopra.

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