Il Ministero dell’Interno, con la Circolare n. 13 del 21 Aprile 2011, ha chiarito alcuni concetti relativi alle pubblicazioni di matrimonio e affissioni relative alle istanze di modifica del nome o del cognome da parte delle amministrazioni comunali sui propri siti informatici.

Nella Circolare n. 13/2011 del Ministero dell’Interno si ribadisce che il documento pubblicato sul sito deve essere firmato con firma digitale. Quindi, se il documento originale è cartaceo, la copia informatica pubblicata deve comunque essere firmata digitalmente. Il Ministero vuole andare sul sicuro: infatti, ai sensi degli artt. 20-23 del D.Lgs.82/2005 (Codice dell’Amm.ne Digitale, che per comodità chiameremo C.A.D.) un documento firmato digitalmente ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile ed è riconducibile al titolare del dispositivo di firma, salvo che questi non dia prova contraria. Non è sufficiente pertanto pubblicare una semplice scansione del documento, che ai sensi del C.A.D. è una copia immagine (v. punto i-ter dell’art. 1 C.A.D.) e il suo valore probatorio sarebbe liberamente valutabile da un giudice, essendo assimilabile a una riproduzione meccanica ai sensi dell’art. 2712 del Codice Civile.

Il secondo aspetto rilevante della circolare è che, se il documento nasce cartaceo, la copia informatica non deve essere necessariamente sottoscritta dall’ufficiale di stato civile che ha prodotto l’originale. Come indicato nella circolare, il “procedimento di pubblicazione costituisce infatti un processo indipendente dalla produzione del documento (sia esso formato in cartaceo o in digitale)”, quindi la firma di conformità può essere apposta anche da altri soggetti appositamente incaricati. Si fa riferimento alla Direttiva 8/2009 del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione relativa ai siti internet della PA, per cui le amministrazioni devono indicare “uno o più responsabili del procedimento di pubblicazione di contenuti sui siti internet di propria competenza”. La circolare suggerisce che per la pubblicazione dei documenti di stato civile la responsabilità sia demandata proprio all’ufficiale di stato civile.

In ogni caso, si rende sempre più necessaria per gli Enti la redazione di un regolamento per la pubblicazione dei dati su internet: questo elemento è ancora fortemente sottovalutato, eppure adesso il confronto con i cittadini e gli obblighi di pubblicità legale si svolgono tramite questo strumento che va gestito in maniera efficace, affrontando le molte problematiche che porta in dote, tra cui il valore legale dei documenti pubblicati, l’organizzazione dei processi di pubblicazione, il rispetto delle normative sulla privacy e di quelle del diritto d’autore.

Infine, la circolare fa rimando alle future regole tecniche che dovrebbero fornire le adeguate basi normative per la produzione e gestione di copie informatiche di documenti, che ai sensi dell’art. 71 del C.A.D. dovrebbero vedere la luce entro il 25 gennaio 2012. Regole che tutti gli operatori del settore attendono con grande interesse.

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