Dal 12 ottobre 2015 diverrà obbligatorio per tutti gli enti adottare tramite apposita delibera il manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi rispondente alle regole tecniche del 3 dicembre 2013.

Una scadenza da tenere particolarmente in considerazione nei prossimi mesi, datata 12 ottobre p.v., consiste nella necessità di adottare, da parte degli enti pubblici, il manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi.

Molti enti hanno già provveduto negli anni passati a dotarsi di tale documento, ma con l’uscita delle regole tecniche contenute nel decreto del presidente del consiglio dei ministri 3 dicembre 2013[1] e pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014, gli enti sono chiamati ad aggiornarlo secondo le indicazioni stabilite dalla normativa.

L’intento del DPCM è quello di introdurre concretamente modificazioni organizzative ed operative e disciplinare la realizzazione di una gestione completamente informatica dei flussi documentali. Lo strumento attraverso cui ottenere tale riforma è il manuale di gestione.

Questo complesso documento è composto da un corpo centrale che descrive dettagliatamente il flusso di lavoro dei documenti creati, ricevuti o spediti e, accanto a questo, una serie di allegati che vanno a completare la descrizione del sistema di gestione documentale indicando le modalità attraverso cui l’ente garantisce la sicurezza relativa alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici.

Il manuale di gestione è uno strumento di governance e di pianificazione ovvero è indispensabile nell’operatività quotidiana indicando i criteri di trattamento dei documenti informatici, della loro classificazione ed archiviazione per ogni tipologia documentale.

Il DPCM citato richiama il concetto di “funzionalità minima” di cui all’articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 per le operazioni di segnatura di protocollo, di registrazione e di classificazione dei documenti, ma definisce chiaramente che nel manuale di gestione devono essere altresì riportate le modalità di implementazione e gestione dei fascicoli informatici. Ciò significa che allegato al manuale di gestione dovrà esserci anche il piano di fascicolazione annuale.

La redazione del manuale di gestione richiede un approccio olistico alle tematiche documentali ed in particolare richiede competenze di informatica, informatica giuridica, diritto amministrativo, archivistica, di sicurezza e privacy.

Tali competenze non si concretizzano solo nella redazione di allegati specifici (manuale di conservazione, piano di sicurezza informatica, regolamento per l’accesso agli atti amministrativi, linee guida per la pubblicazione all’albo on line, Programma di nomina del Responsabile della trasparenza ecc..), che in realtà dovrebbero già essere in possesso dell’ente, ma nell’approccio che viene dato appartengono al manuale nel suo insieme. Per questo se la responsabilità dello schema iniziale è in capo al responsabile della gestione documentale, la sua completa realizzazione è frutto di un lavoro congiunto di più figure dell’ente.

In conclusione possiamo affermare che, rispetto alla sua edizione precedente, il manuale di gestione richiede una riprogettazione approfondita per andare incontro a tutte le tematiche legate alla digitalizzazione della gestione documentale, si pensi alle modificazioni che verranno introdotte con l’informatizzazione dei procedimenti richiesta dal DL 90/2014 e che pure dovranno essere previste dal nuovo manuale. Tale lavoro rappresenta sicuramente un’occasione importante e un passo avanti verso un’amministrazione più trasparente e una gestione documentale maggiormente strutturata ed efficiente.

[1] Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005

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Segnaliamo i prossimi SEMINARI GRATUITI rivolti alle PA che si terranno a Milano, Salerno e Chieti sulla gestione dei documenti informatici:

MILANO – 23 settembre 2015
Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e il Piano di sicurezza informatica

Mercoledì 23 settembre 2015, presso il Doria Grand Hotel, a Milano, si terrà il seminario gratuito rivolto alle Pubbliche Amministrazioni sul Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e sul Piano di sicurezza informatica…

SALERNO – 28 settembre 2015
La dematerializzazione dei documenti e dei procedimenti – opportunità, obblighi e scadenze

Lunedì 28 settembre 2015 – presso il Grand Hotel Salerno, via Lungomare Tafuri 1, Salerno – si terrà il seminario gratuito rivolto alle Pubbliche Amministrazioni sul tema della dematerializzaione dei documenti e dei procedimenti: opportunità, obblighi e scadenze…

CHIETI – 30 settembre 2015
Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e il Piano di sicurezza informatica

Mercoledì 30 settembre 2015 – presso la Sala Rossa della Camera di Commercio di Chieti, Via Pomilio n. 1, Chieti Scalo, Sede Centro Espositivo – si terrà il seminario gratuito rivolto alle Pubbliche Amministrazioni sul Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e sul Piano di sicurezza informatica…

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