Il Ministero dell’Interno – con la Circolare n. 13 del 21 Aprile 2011 – seppur con riferimento alle sole pubblicazioni di matrimonio e alle istanze di modifica del nome o del cognome, ha chiarito che i documenti pubblicati all’albo online devono essere firmati con firma digitale, in quanto solo con essa è possibile attestare la conformità legale del documento informatico a quello cartaceo originale.

L’intervento del Ministero segue quello precedentemente effettuato – con la Circolare n. 1  del 5 gennaio 2011 – dalla Direzione Centrale per i Servizi Demografici che aveva precisato che le suddette pubblicazioni dovessero “avvenire solo ed esclusivamente nei siti informatici di ciascun comune».

L’esigenza di chiarimenti era stata dettata dalla necessità di evitare che l’avviso, sia di pubblicazioni di matrimonio e sia del sunto delle domande di cambiamento del nome e del cognome, fosse lasciata ad iniziative “estemporanee” nel perdurare dell’assenza di regole giuridiche e tecniche. E’ importante ricordare a proposito che, in caso di inosservanza degli obblighi di pubblicazione, ai sensi dell’art. 99 del Codice Civile, la cerimonia di matrimonio non potrebbe essere celebrata. E qualora questa avvenisse ugualmente, il matrimonio non sarebbe nullo né annullabile, ma a carico degli sposi e dell’ufficiale di stato civile potrebbe essere comminata una sanzione amministrativa che va da 41 a 206 euro.

La firma digitale, secondo la Circolare del 21 aprile, ha dunque lo scopo di attestare “la conformità di quanto pubblicato con l’originale, l’autorevolezza dell’ente emanatore, l’autenticità, la validità giuridica e l’inalterabilità, la preservazione del valore giuridico e probatorio e la conservazione nel tempo dei documenti pubblicati”.

Infatti, ai sensi dell’art. 21 del D.Lgs.82/2005 Codice dell’Amm.ne Digitale (d’ora in poi C.A.D.) i documenti informatici sottoscritti con firma elettronica qualificata o con firma digitale, hanno l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile. Invece, il documento informatico, privo di  firma digitale, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio in quanto assimilabile ad una riproduzione meccanica ai sensi dell’art. 2712 del Codice Civile.

Di conseguenza, per realizzare gli adempimenti per la pubblicazione online dall’art. 32 della legge 18 giugno 2009, n. 69 (in vigore dal 1° gennaio 2011), qualora il documento originale fosse cartaceo, la copia immagine destinata alla pubblicazione dovrà essere firmata digitalmente ai sensi degli artt. 22 e 23-ter del C.A.D.

A questo punto, per poter leggere i documenti firmati digitalmente si possono seguire due strade. La prima prevede che vengano pubblicati all’albo due esemplari del documento, quello firmato digitalmente e una copia semplice, priva di firma, quest’ultima allo scopo di consentire la lettura del documento da parte di chi non possiede un visualizzatore.
La seconda strada prevede di rendere immediatamente visibile il link ad un servizio gratuito di verifica dei documenti firmati digitalmente (es. www.firma.infocert.it, www.postecert.it)

Occorre ora attendere che venga finalmente emanato il DPCM contenente le Regole tecniche destinate a regolamentare le pubblicazioni all’albo online, secondo quanto disposto dalla legge 18 giugno 2009, n. 69, art. 32. In assenza di tale regolamentazione, di cui, ad oggi, non si hanno purtroppo ancora notizie, ogni Ente potrà procedere mediante l’adozione di un proprio Regolamento che recepisca le indicazioni delle Circolari sin qui emanate.

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