Giovedì 23 aprile 2015 a Milano, presso il Doria Grand Hotel, si è tenuto il seminario gratuito rivolto alle Pubbliche Amministrazioni sul tema della dematerializzaione dei documenti e dei procedimenti.

Il tema della dematerializzazione è da anni al centro dei dibattiti e delle indicazioni del legislatore. Con esso si identifica il processo di perdita di consistenza fisica da parte degli archivi delle amministrazioni attraverso la loro sostituzione con registrazioni informatiche. La dematerializzazione si compone dunque di un insieme di azioni coordinate finalizzate a disciplinare sia la produzione dei documenti informatici che la gestione e la conservazione degli archivi.

A questa forma di dematerializzazione, concentrata sui documenti informatici, nel 2014, con il decreto legislativo n. 90, viene affiancata la dematerializzazione dei procedimenti. Secondo il decreto citato le pubbliche amministrazioni dovranno procedere alla completa informatizzazione dei procedimenti relativi alle istanze, alle dichiarazioni e alle richieste che possono essere inoltrate da parte di cittadini e imprese.

Nell’intento del parlamento, attraverso il processo di informatizzazione dei procedimenti, la PA dovrà permettere la compilazione on line di moduli, con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale. Allo stesso tempo, le procedure informatiche dovranno consentire il completamento della pratica, il tracciamento dell’istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l’indicazione dei termini entro i quali il richiedente avrà diritto ad ottenere una risposta.

Come evidenziato, le due forme di dematerializzazione, dei procedimenti e dei documenti, devono armonizzarsi. Entro lo scorso 16 febbraio è stato approvato dai diversi Enti pubblici il piano di informatizzazione in cui venivano poste a sistema le azioni necessarie per raggiungere l’obiettivo predetto. Entro ottobre 2015, le PA dovranno individuare regole chiare ed esplicite per la gestione del proprio sistema di gestione informatica dei documenti e, entro agosto 2016, procedere con la formazione di tutti i documenti, i fascicoli, repertori e registri secondo modalità meramente informatiche. Infine, entro aprile 2017 le PA dovranno aver individuato un sistema di conservazione dei documenti informatici e amministrativi, dei fascicoli informatici e delle aggregazioni documentali con i metadati ad essi associati, e redatto il manuale di conservazione. Da ultimo, è una scadenza che decorre in questi giorni quella relativa alla fattura elettronica.

L’impegno richiesto al mondo della PA è chiaramente molto, ma le opportunità che il modello organizzativo legato a queste due forme di dematerializzazione consente sono decisamente maggiori. L’impatto positivo dell’introduzione delle diverse tecnologie legate alla conservazione sostitutiva, alla gestione documentale, allo scambio elettronico di documenti e all’integrazione delle banche dati si esplica in tutti i processi lavorativi.

Utilizzare le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, compresa l’informazione derivante dai procedimenti informatizzati, nei rapporti con il cittadino e le PA, adoperando al contempo le opportune procedure di sicurezza, significa innanzitutto gestire i documenti amministrativi informatici, la firma digitale, il protocollo informatico, il fascicolo elettronico, l’archiviazione e la conservazione digitale. Significa inoltre garantire la trasparenza dell’attività amministrativa e assicurare il diritto alla disponibilità e alla consultazione on line dei dati pubblici e dei documenti amministrativi.

Le due forme di dematerializzazione favoriscono dunque l’integrazione tra le PA, ma soprattutto la facilità di accesso per i cittadini che, attraverso il Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale otterranno un’immediata interazione con le istituzioni.

In uno scenario in forte cambiamento quali sono dunque le azioni che gli enti pubblici dovranno perseguire al fine di raggiungere gli obiettivi indicati?

Da un punto di vista operativo la metodologia da adottare consiste nell’attuare una riprogettazione dei processi di gestione dei flussi documentali in entrata ed in uscita volti, da un lato a favorire l’invio da parte di tutti i soggetti terzi di documentazione esclusivamente digitale e l’inserimento nel flusso digitale della documentazione in entrata in forma cartacea; dall’altro a disegnare i processi legati alla documentazione in uscita tali da permettere la produzione e la circolazione all’interno dell’ente di formati esclusivamente digitali.

Oltre alla dematerializzazione dei documenti l’ente dovrà procedere con un progetto specifico legato all’informatizzazione dei procedimenti. In questo caso si dovrà suddividere il progetto nelle tipiche azioni della reingegnerizzazione dei processi. In particolare occorrerà ricostruire la mappa dei processi reali di gestione dei procedimenti, identificando ogni azione coinvolta nel processo e un responsabile per ognuna di queste, definire gli indicatori di misurazione della prestazione complessiva ed identificare le procedure che già permettono la presentazione di istanze in modalità telematica. Per tutte quelle che non lo permettono servirà adeguare da un punto di vista organizzativo i procedimenti stessi al fine di evitare inutili ridondanze o situazioni difficilmente informatizzabili e parimenti procedere con lo studio del sistema informativo da un punto di vista tecnologico così da permettere la gestione dei procedimenti tramite work flow automatici e ricevere le istanze in modalità telematica. Occorrerà poi individuare le singole fasi del procedimento garantendo la tracciatura delle istanze e stabilire un canale di risposta adeguato al cittadino.

In conclusione non possiamo che sottolineare come per tutti gli operatori, i dipendenti e le persone che lavorano presso le pubbliche amministrazioni dovrà essere effettuata una specifica formazione. Solo grazie all’investimento nella formazione finalizzata e specifica verso le nuove forme organizzative si permetterà la buona riuscita dell’intero progetto. La PA è fatta dalle persone che ci lavorano e qualsiasi innovazione dovrà necessariamente fondarsi sulle loro competenze.

Destinatari
Il seminario è rivolto a tutti coloro che operano da dipendenti nel mondo della PA come operatori o dirigenti organizzati in un gruppo aula di massimo 70 partecipanti.

Metodologia formativa
Nell’attuare l’evento formativo, i docenti utilizzeranno la metodologia della formazione d’aula contestualizzando la parte di spiegazione teorica negli ambiti specifici e agevolando così l’interattività tra i partecipanti e i formatori.

Articolazione didattica:

Relatori

Dott. Mauro Livraga: Soprintendenza Archivistica Lombardia
Dott. Paolo Tiberi: Docente di Organizzazione Aziendale presso l’Università degli Studi di Milano e project manager presso SI.net Servizi Informatici s.r.l.

Luogo e data

Giovedì 23 aprile 2015, presso il Doria Grand Hotel, Viale Andrea Doria, 22 – 20124 Milano

Iscrizioni

Per aderire è necessario compilare il form on line cliccando qui.

Il corso è rivolto esclusivamente alle Pubbliche Amministrazioni. Il numero massimo di iscrizioni consentite per ogni ente è pari a 3. Le adesioni devono essere inviate al massimo entro la settimana precedente il corso. Nel caso in cui il numero di adesioni superi la capienza della sala, verranno prese in considerazione le iscrizioni in ordine di ricezione fino al raggiungimento del limite massimo.

Per informazioni è possibile scrivere a formazione@blog.sinetinformatica.it oppure chiamare al numero 0331.576848.

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