L’Anorc (Associazione nazionale per operatori e responsabili della conservazione digitale) ha istituito un Gruppo di lavoro per l’elaborazione di una proposta di regole tecniche per la gestione dell’albo pretorio on-line.  Il documento così predisposto, sebbene ancora in fase di revisione, offre importanti anticipazioni sulle corrette procedure da seguire.

Il Gruppo di lavoro, coordinato da Gianni Penzo Doria e al quale partecipa anche l’AO Busto Arsizio, ha elaborato una prima bozza delle nuove regole tecniche destinate a regolamentare le pubblicazioni all’albo on-line, secondo quanto disposto dalla legge 18 giugno 2009, n. 69, art. 32.

La prima indicazione è relativa agli elementi obbligatori immodificabili per la pubblicazione, tra i quali ci saranno il  documento o i documenti informatici sottoscritti con firma elettronica qualificata e l’impronta del documento o dei documenti informatici pubblicati. Oltre a questi, gli altri elementi obbligatori saranno:
a) numero di registrazione;
b) data di registrazione;
c) data iniziale di pubblicazione;
d) data finale di pubblicazione;
e) denominazione del richiedente;
f) oggetto del documento;
g) numero degli allegati;
h) descrizione degli allegati;
m) unità organizzativa responsabile e nominativo del responsabile del procedimento
amministrativo;
n) denominazione dell’area organizzativa omogenea.

In materia di protezione dei dati personali, la pubblicazione di documenti all’albo on-line contenenti questo tipo di dati dovrà avvenire  nel rispetto dei principi di necessità, correttezza, esattezza, completezza, indispensabilità, pertinenza e non eccedenza previsti negli artt. 3, 11 e 22 del codice della privacy, oscurando, se necessario, i dati personali e procedendo, pertanto, ad una pubblicazione parziale del documento (“estratto”). Spetterà al dirigente dell’unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo trasmettere all’albo on-line documenti già predisposti per la tutela dei dati personali sotto forma di pubblicazione parziale del documento.
La pubblicazione dovrà avvenire limitatamente al periodo previsto dalla normativa vigente di riferimento, al fine di rispettare il principio di temporaneità e di garantire il diritto all’oblio, e il sistema informatico dovrà impedire l’indicizzazione e la ricerca tramite i comuni motori di ricerca, nonché garantire l’effettiva cancellazione di qualsiasi esemplare del documento pubblicato.

Per quanto riguarda i formati idonei per la pubblicazione, il Gruppo di lavoro sta ancora valutando quali indicare per la pubblicazione dei documenti, ma ha stabilito che tali formati debbano garantire la visualizzazione attraverso software di pubblico dominio ed essere gratuiti e rispondenti a standard internazionali in modo da essere intellegibili attraverso qualsiasi sistema. Le Amministrazioni, a tale scopo, dovranno provvedere ad includere nella pagina dell’albo on-line l’indirizzo internet dal quale chiunque possa liberamente e gratuitamente scaricare il visualizzatore adeguato ai formati scelti.

Per quanto riguarda la conservazione dei documenti pubblicati, le Amministrazioni pubbliche dovranno garantire la conservazione a lungo termine dei documenti digitali pubblicati e delle rispettive referte di pubblicazione, mantenendo nel tempo prova della loro autenticità, integrità, immodificabilità e intelligibilità, indipendentemente da soluzioni hardware e software adottate, scegliendo formati aperti e non proprietari, secondo quanto stabilito dall’art. 68 del codice dell’amministrazione digitale.

di Andrea Escalante

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