Albo pretorio on line – istruzioni per l’uso

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Il primo Gennaio 2011 è entrato in vigore l’art. 32 comma 5 della Legge 69/2009, che sancisce l’effetto esclusivo di pubblicità legale dell’albo pretorio on line. In attesa delle regole tecniche che definiranno i dettagli di tenuta dell’albo, vediamo cosa comporta questa importante novità.

L’art. 32 c. 5 recita:
“5. A decorrere dal 1º gennaio 2011 e, nei casi di cui al comma 2, dal 1º gennaio 2013, le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale, ferma restando la possibilità per le amministrazioni e gli enti pubblici, in via integrativa, di effettuare la pubblicità sui quotidiani a scopo di maggiore diffusione, nei limiti degli ordinari stanziamenti di bilancio.”

Questo significa che tutti gli atti che necessitano di pubblicità legale adesso non devono più essere pubblicati all’albo pretorio cartaceo.

Il c. 5 va letto insieme al c. 1, già in vigore, che recita:
“1. A far data dal 1º gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati.”

Qui è importante fare una prima, significativa, precisazione: la pubblicità legale sull’albo pretorio informatico è già un obbligo di legge dal 1° Gennaio 2010. L’anno 2010 prevedeva la convivenza dei due albi, come periodo di assestamento per consolidare le nuove modalità di pubblicazione. Sfortunatamente nel corso dell’anno non sono state studiate le adeguate regole tecniche per gestire efficacemente la pubblicazione on line, per cui molti punti sono ancora poco chiari.

Vi è una sola certezza: tutto ciò che prima doveva essere pubblicato all’albo pretorio cartaceo adesso deve essere pubblicato all’albo pretorio informatico. Questa affermazione è comunque sibillina, perché in alcuni casi ogni Ente ha interpretato la pubblicazione degli atti in maniera personale.

Sicuramente devono essere pubblicate le deliberazioni, ai sensi dell’art. 124 D.Lgs. 267/2000 (qualche Ente ha già interpretato questa norma come la mera pubblicazione dell’elenco degli atti, non del contenuto). La questione della pubblicazione degli atti di determinazione è più spinosa: non vi è norma che menzioni la pubblicità legale di tali atti, per cui molti Enti non li hanno mai pubblicati (anche se una sentenza del Consiglio di Stato accomuna le determinazioni dirigenziali alle deliberazioni riguardo al rispetto dell’art. 124 D.Lgs. 267/2000: questo articolo illustra chiaramente le forme di pubblicità).

Per quanto riguarda le pubblicazioni di stato civile, troveranno posto nell’albo pretorio on line le pubblicazioni di matrimonio (art. 55 d.P.R. 396/2000) e gli avvisi contenenti il sunto delle domande di cambiamento del nome e del cognome (artt. 86 e 90 d.P.R. 396/2000).

In merito alle pubblicazioni da svolgersi su richiesta di terzi, è da vagliare caso per caso. Si dovrebbe mirare a farsi consegnare, insieme alla richiesta, anche un documento informatico già predisposto per la pubblicazione.

Tutte la altre pubblicazioni all’albo rispondono a specifiche normative di settore, che disciplinano gli obblighi di legge e la modalità di pubblicazione.

Un aspetto interessante da considerare è il formato dei documenti pubblicati: se nell’albo pretorio cartaceo si pubblicavano gli originali (o le copie conformi), la stessa logica dovrà essere seguita nell’albo pretorio informatico. Nel caso di documenti informatici non ci sono problemi. Nel caso di originali cartacei, invece, è necessario pubblicare un documento informatico dichiarato conforme all’originale tramite l’apposizione di firma elettronica (per individuare le tipologie di firme valide ci si deve rifare al Codice dell’Amministrazione Digitale appena rivisto; sicuramente la firma digitale è idonea per l’attestazione di conformità).

Il meccanismo, così come la ratio della normativa, è convergente: si mira infatti a realizzare documenti amministrativi che nascono informatici, semplificando tutto il processo di pubblicazione a valle. Ma al momento siamo ancora abbastanza lontani da questo obiettivo. Molti Enti pubblicano gli atti generati dall’applicativo di gestione documentale (che poi vengono stampati e firmati su carta): questi documenti hanno lo stesso valore (non ufficiale) di una fotocopia. Lo stesso discorso vale per i documenti scansiti: senza una firma elettronica che attesti la conformità all’originale questi non hanno valore.

L’ultimo fondamento normativo da considerare è il rispetto della protezione dei dati personali: è illecito pubblicare dati sensibili e la pubblicazione di dati personali è consentita solo se viene rispettato il principio di non eccedenza dei dati pubblicati. A questo proposito, il Garante ha pubblicato le “Linee guida in materia di trattamento di dati personali effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e di diffusione sul web di atti e documenti adottati dalle pubbliche amministrazioni”.

Tutti gli altri aspetti, al momento, rispondono alle indicazioni normative relative all’albo pretorio cartaceo, ereditando molti dubbi di natura operativa derivanti dalla trasposizione alla modalità informatica.

Restano ancora da definire i processi di pubblicazione (chi pubblica, come tenere memoria di quanto pubblicato, …) e di conservazione dei documenti informatici pubblicati. A questo proposito, l’ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione sostitutiva) ha presentato al Ministro Brunetta una proposta di DPCM per la gestione dell’albo on line, frutto del lavoro coordinato di molti esperti del settore. Tale proposta si concentra sulle modalità di tenuta informatica nell’albo, ponendo l’attenzione sugli aspetti delle responsabilità del processo di pubblicazione, del formato e della conservazione dei documenti informatici.

Davanti a un cambiamento così radicale diventerà fondamentale ripensare i processi gestionali, anche alla luce dei nuovi strumenti disponibili. La speranza è che la pubblicazione su internet affronti con un taglio nuovo l’obbligo di pubblicità legale, facendo tesoro delle potenzialità portate in dote dalle nuove tecnologie senza replicare informaticamente ed in maniera acritica le vecchie modalità cartacee.

SI.net offre un servizio di affiancamento per gli Enti che devono affrontare questa nuova opportunità inerente alla dematerializzazione dei processi documentali, per fare in modo che questo obbligo di legge diventi così lo spunto per innovare e migliorare il servizio offerto ai cittadini.

Per informazioni sui servizi offerti da SI.net per accompagnarti nelle continue sfide legate all’innovazione tecnologica, scrivi a comunicazione@blog.sinetinformatica.it o telefona allo 0331.576848.

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