Il 19 aprile il Ministro Brunetta ha presentato ufficialmente il nuovo servizio di Posta Elettronica Certificata al Cittadino che, a partire da lunedì 26 aprile, rivoluzionerà la comunicazione con la Pubblica Amministrazione. Vediamo la procedura di attivazione per il Cittadino e quali sono gli obblighi previsti dalla legge per le PA.

La Pec nei rapporti tra Cittadino e PA consente di inviare e ricevere messaggi di testo ed allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Diviene così possibile dialogare con tutti gli uffici della PA direttamente via e-mail, senza dover più produrre copie di documentazione cartacea e senza doversi presentare personalmente agli sportelli.

I benefici consistono in un evidente snellimento della burocrazia oltre che nel risparmio sulle spese di spedizione della raccomandata A/R.

Procedura per la richiesta di attivazione del servizio di Posta Certificata da parte del Cittadino:

a partire da lunedì 26 aprile sarà sufficiente collegarsi al portale www.postacertificata.gov.it e seguire la procedura guidata che consente di inserire la richiesta in maniera semplice e veloce. Trascorse 24 ore dalla registrazione online (e non oltre i 3 mesi successivi) ci si potrà quindi recare presso uno degli Uffici Postali abilitati per l’identificazione e la conseguente firma sul modulo di adesione. Il richiedente dovrà portare con sé un documento di riconoscimento personale e uno comprovante il codice fiscale (in originale oppure la tessera sanitaria). Si dovrà inoltre consegnare all’ufficio postale una fotocopia di entrambi i documenti. Ad oggi sono più di 80mila le Pec richieste dai Cittadini, grazie alla sperimentazione avviata a fine settembre 2009 da Aci e Inps.

Obblighi per le Pubbliche Amministrazioni:

– dotarsi di una casella di posta elettronica certificata  per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (articolo 6 del Codice dell’amministrazione digitale);
– istituire una casella Pec per ciascun registro di protocollo (comma 3 dell’articolo 47 del Codice dell’amministrazione digitale e art. 16 comma 8 della legge 2/2009);
– dare comunicazione al DigitPA degli indirizzi Pec istituiti per ciascun registro di protocollo (comma 8 dell’articolo 16 della legge 2/2009);
– pubblicare nella pagina iniziale del sito web istituzionale l’indirizzo Pec a cui il cittadino può rivolgersi (comma 2-ter dell’articolo 54 del Codice dell’amministrazione digitale e art. 34 della L. 69/2009);
– comunicare con i propri dipendenti unicamente tramite Pec (comma 6 dell’articolo 16-bis della legge 2/2009).

I dati più recenti comunicati da DigitPA indicano che sono oltre 12.500 le Pec attivate dalle PA centrali e locali. Ma ci sono diversi casi di caselle attivate e non ancora comunicate.

Per accelerare il processo, il Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione ha  affidato al Formez la realizzazione di un’indagine diretta a quantificare la dotazione effettiva di Pec delle PA e all’Ispettorato della Funzione Pubblica un’attività di controllo volta a individuare eventuali inadempimenti normativi.

Conseguenze in caso di mancato assolvimento degli adempimenti relativi alla Pec da parte delle PA

Il  mancato assolvimento influisce ai fini della misurazione della performance individuale e organizzativa strumentale al calcolo della retribuzione di risultato dei Dirigenti degli uffici preposti (decreto legislativo n. 150/09, la cd. “Riforma Brunetta della PA”).

Dove trovare gli indirizzi Pec delle PA

Oltre che sulla pagina iniziale del sito web istituzionale, gli indirizzi Pec delle Pubbliche Amministrazioni – istituiti per ogni registro di protocollo e comunicati al DigitPA – sono disponibili sull’archivio informatico accessibile attraverso il sito www.indicepa.gov.it, fonte ufficiale e riferimento per gli adempimenti previsti per le Amministrazioni: dove i cittadini possono trovare la struttura degli uffici pubblici e l’elenco dei servizi offerti, con le informazioni per il loro utilizzo e gli indirizzi di posta elettronica da impiegare per comunicazioni e per lo scambio di documenti e informazioni, anche ufficiali e a valore legale. E’ stato inoltre sviluppato il sito www.paginepecpa.gov.it, appositamente dedicato alla ricerca degli indirizzi Pec delle PA.

Legislazione in merito alla Pec per imprese e professionisti

In base alla legge n. 2/2209 anche i professionisti  e le imprese hanno l‘obbligo di dotarsi di Pec. Per i professionisti il termine decorre dal novembre 2009, mentre per le nuove aziende dal novembre del 2008. Le imprese già esistenti, invece, dovranno dotarsi di Pec entro il mese di novembre 2011.

A seguito del recente incarico di controllo affidato dal Ministro Brunetta all’Ispettorato per la Funzione pubblica, è risultato che circa il 75% degli Ordini e Collegi Professionali hanno fatto registrare un significativo incremento percentuale di adempimento agli obblighi di legge.

Consulta gli approfondimenti disponibili sul sito del Governo:

Posta Elettronica Certificat@: cosa cambia nella PA

Istruzioni per le Amministrazioni

Circolare n. 1/2020/DDI: Uso della Pec nelle PA

Circolare n.2/2020/DDI: Informazioni per la gestione di caselle di Pec

SI.net, tramite il suo profilo su Twitter e all’interno della pagina su Facebook Laboratorio di innovazione per le PA, riporta puntualmente articoli e interventi relativi alla Pec.

Per informazioni in merito alla Pec e alla dematerializzazione documentale per PA e Aziende: sinet@blog.sinetinformatica.it, numero unico servizio clienti: 0331-576848